Recruiting, selection and staffing (Psikologi industri dan organisasi)

MATCHING Mencocokkan (matching) kemampuan dan keterampilan setiap inividu dengan pekerjaan yang dibutuhkan merupakan suatu proses dasar dari rekruitmen, seleksi, dan staffing. Dasar teori dari matching adalah konsep person-environment fit, yaitu dimana seseorang mampu menjadi pegawai memuaskan (satisfactory employee) dan sekaligus pegawai yang puas (satisfied employee). Seseorang menjadi pegawai yang memuaskan adalah ketika kemampuan dan keterampilan individu cocok dengan kemampuan serta kebutuhan di lingkungan kerja sehingga kecocokan itu menjadikan organisasi/perusahaan lebih maju. Sementara seseorang menjadi pegawai yang puas adalah ketika imbalan yang didapatkan dari lingkungan kerja menawarkan kesetaraan dengan kebutuhan individu. Intinya, kecocokan didapat dari dua pihak. Beberapa informasi yang dibutuhkan selama proses ini adalah :  Kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan pekerjaan  Kesempatan dan imbalan yang ditawarkan di lingkungan pekerjaan  Kemampuan, keterampilan, dan pengalaman pelamar  Kebutuhan serta harapan pelamar terhadap pekerjaan Realistic Job Previews Inti dari realistic job previews (RJP) ini adalah menyediakan pelamar kerja informasi-informasi penting mengenai organisasi/perusahaan dan pekerjaan dimana aplikan melamar kerja. Informasi yang dimaksud adalah :  Informasi mengenai pekerjaan ; meliputi tugas yang harus dilakukan, prosedur kerja, alat yang digunakan, serta pertanggungjawaban  Informasi mengenai outcome pegawai ; meliputi produk dan pelayanan yang dihasilkan, standard kerja  Informasi mengenai kondisi kerja ; meliputi penempatan kerja, jadwal kerja, lingkungan fisik, insentif, dll Ide dasar RJP adalah seringnya ditemukan kepuasan pegawai, dimana pada masa rekruitmen dan seleksi ia merasakan menemukan informasi yang benar mengenai organisasi/perusahaan dan pekerjaannya dan akan memenuhi kebutuhan yang diinginkannya. Matching in Perspective Bukti yang ada sejauh ini mendukung realistic job previews sebagai yang paling efektif, tetapi pelaksanaannya tidaklah semudah yang dibayangkan. Ada pertimbangan-pertimbangan dalam menerapkan prinsip “The right man in the right place and time”. Memakan waktu yang lama dan biaya yang mahal bukanlah menjadi suatu jaminan bagi perusahaan tersebut untuk mendapatkan hasil yang sepadan. Permasalahan semakin bertambah ketika penggunaan komputer dan meluasnya sistem komunikasi serba canggih yang merubah job description semakin cepat daripada cara manual yang biasa digunakan. Oleh karena itu, diperlukan pendekatan untuk mendapatkan kecocokan antara pelamar kerja dengan situasi baru yang lebih dinamis ini. Selain itu, pelamar juga harus memperhatikan pandangan masing-masing perusahaan mengenai proses memperkerjakan pegawai. Terkadang, masih ada perusahaan yang memandang proses ini secara tradisional, seperti lebih memilih memperkerjakan pegawai yang bekerja penuh (tidak paruh waktu) atau lebih mementingkan bahwa calon pegawai hanya perlu memenuhi kecakapan di satu bidang. Persepsi-persepsi seperti inilah yang juga harus diperhatikan oleh aplikan sebelum ia masuk ke dunia kerja. Karena perbedaan pandangan tentunya akan mempengaruhi kenyamanan saat bekerja dan berpengaruh juga dengan kinerjanya di dalam organisasi/perusahaan tersebut. RECRUITMENT Departemen personalia dalam suatu organisasi/perusahaan adalah suatu departemen dimana psikolog industri-organisasi banyak ditemukan dikarenakan rekruitmen, seleksi, dan staffing karyawan merupakan kewajiban dari departemen ini. Psikolog industri-organisasi dibutuhkan untuk membantu, baik karyawan maupun manager, untuk bekerja dalam membantu karyawan untuk mengembangkan organisasi/perusahaan dan dirinya sendiri. 2.1 Definisi Rekruitmen Berikut beberapa definisi dari rekruitmen : 1. Henry Simamora : Rekruitmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. 2. Schermerhorn : Rekruitmen adalah proses penarikan sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang lowong guna membawa peluang pekerjaan kepada orang-orang yang berkemampuan dan keterampilannya memenuhi spesifikasi pekerjaan. 3. Faustino Cardoso Gomes : Rekruitmen adalah proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi/perusahaan. Sehingga kesimpulan kelompok kami adalah: Rekruitmen adalah proses mencari dan menarik perhatian orang lain sebagai pelamar kerja untuk mengisi posisi yang dibutuhkan di dalam suatu organisasi/perusahaan dengan keterampilan (skills) dan kemampuan (abilities) yang sesuai dengan posisi yang lowong tersebut dalam jangka waktu tertentu. 2.2 Tujuan Rekruitmen Proses rekruitmen bertujuan untuk :  Memikat sekumpulan besar orang sebagai pelamar kerja sehingga memudahkan organisasi/perusahaan dalam melakukan pemilihan terhadap pelamar kerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi/perusahaan tersebut  Mengisi jabatan-jabatan yang ditawarkan dalam jangka waktu tertentu  Mendapatkan keterampilan yang belum dimiliki oleh para karyawan yang sudah bekerja di organisasi/perusahaan tersebut 2.3 Sumber Rekruitmen Dalam melakukan proses rekruitmen, terbagi dua sumber rekruitmen berdasarkan kepada sumber pelamar kerja, yaitu : a. Internal Recruiting Merupakan pencarian pegawai yang berasal dari perusahaan itu sendiri. Rekruitmen internal dapat dilakukan untuk mengisi posisi dengan level tertentu di dalam sebuah organisasi/perusahaan. Tetapi kebanyakan pola umum yang terjadi, rekruitmen internal dilakukan dengan tujuan untuk promosi, transfer atau mutasi, dan penarikan kembali (rehiring). Adapun metode-metode yang digunakan dalam proses rekruitmen internal adalah : • Pengumuman lowongan pekerjaan (Job Posting) ; Job posting biasa dilakukan dengan meletakkan pengumuman lowongan pekerjaan di bulletin board yang biasa dimiliki masing-masing departemen dalam suatu organisasi/perusahaan • Employee Weekly Email ; Beberapa perusahaan memiliki metode pengumuman yang sistematis. Salah satunya adalah employee weekly email, yaitu tiap karyawan memiliki akun di situs perusahaan yang dikontrol oleh admin organisasi/perusahaan. Kepada email itu segala jenis pengumuman dikirimkan per minggu • Referensi Karyawan ; Para karyawan secara aktif mereferensikan kenalan serta kolega yang mereka anggap potensial untuk mengisi posisi tersebut Adapun keuntungan bagi organisasi/perusahaan yang melakukan internal recruitment adalah : • Organisasi/perusahaan dan pegawai tersebut sudah saling mengenal dan mengetahui apa saja yang menjadi kewajibannya. Hal ini dapat mempersingkat waktu adaptasi pegawai dengan lingkungan kerja • Dapat meningkatkan motivasi kerja dari pegawai dengan imbalan promosi pekerjaan. Oleh karena itu, pegawai tersebut mungkin saja berusaha lebih giat lagi bekerja untuk perusahaan • Pengembangan karir pegawai tersebut telah jelas • Efisiensi biaya selama proses rekruitmen dan seleksi, dimulai dari mempublikasikan lowongan kerja hingga akhir penerimaan pegawai Sedangkan kelemahan bagi organisasi/perusahaan yang melakukan internal recruitment adalah : • Organisasi/perusahaan terkesan kaku dan statis karena tidak adanya ide-ide baru yang masuk b. External Recruitment Merupakan pencarian pegawai yang murni berasal dari luar perusahaan. External recruitment merekrut pegawai yang belum pernah bekerja di perusahaan tersebut dan memberikan jabatan atau posisi yang sesuai dengan kemampuan orang tersebut. Pada umumnya, perusahaan mempublikasi bahwa perusahaannya sedang membutuhkan pegawai melalui media massa, media elektronik, media internet, badan penyaluran tenaga kerja, job fair, dll. Seperti halnya sumber rekruitmen sebelumnya, external recruitment juga memiliki keuntungan tersendiri, yaitu : • Pegawai yang direkrut adalah orang-orang dengan pemikiran, kemampuan, dan keterampilan yang baru • Menghindari subjektivitas • Semakin banyak pelamar akan memudahkan proses seleksi Adapun kelemahan dari external recruitment adalah : • Banyak mengeluarkan biaya dan membutuhkan waktu yang lama dimulai dari publikasi lowongan hingga mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kualifikasi pekerjaan • Pegawai baru butuh waktu untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja 2.5 Hambatan dalam Rekruitmen Dalam melakukan proses rekruitmen, ada beberapa hal yang dapat menghambat, baik dari sisi organisasi/perusahaan maupun dari sisi pelamar kerja itu sendiri :  Kondisi Sumber Daya Manusia ; baik dari segi kuantitas maupun kualitas pelamar sesuai dengan persyaratan yang diajukan organisasi/perusahaan  Daya tarik dan image organisasi/perusahaan di khalayak umum  Kondisi ekonomi yang akan memengaruhi stabilitas organisasi/perusahaan termasuk pembayaran gaji pegawai  Peraturan yang berlaku  Tergantung perekrut SELECTION Menurut Berry dan Houston, seleksi dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan orang yang paling tepat untuk melakukan suatu pekerjaan. Tujuan seleksi adalah untuk memasangkan secara tepat antara individu pelamat dengan pekerjaan atau posisi yang ditawarkan. Seleksi merupakan salah satu kebijakan penting dalam organisasi/perusahaan karena seleksi merupakan jalan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas. Seleksi adalah perihal menjawab pertanyaan “Kepada pelamar seperti apa yang seharusnya suatu pekerjaan itu ditawarkan?”. Seleksi adalah proses pemilihan calon pegawai yang telah melamar kerja dan mengikuti tahap-tahap yang sudah ditentukan oleh organisasi/perusahaan. 4.1 CLINICAL APPROACH (PENDEKATAN KLINIS) Pendekatan klinis merupakan suatu pendekatan dimana pengambil keputusan mengkombinasikan sumber-sumber informasi atau data secara sederhana untuk mendapatkan beberapa kesan umum mengenai diri pelamar kerja. Keputusan tersebut diambil berdasarkan pada pengalaman dan keyakinan pribadi pewawancara. Kelemahannya adalah adanya subjektivitas yang berpengaruh besar sehingga menimbulkan terjadi kesalahan dan ketidakakuratan meskipun telah dilakukan oleh seseorang yang berpengalaman. 4.2 QUANTITATIVE APPROACH (PENDEKATAN KUANTITATIF) Pendekatan kuantitatif adalah suatu pengambilan keputusan dengan cara mengkombinasikan informasi-informasi untuk menyeleksi pelamar dalam beberapa model yang objektif. Setiap bagian dari informasi tahapan mengenai pelamar kerja diberi bobot atau angka yang mengindikasikan kekuatannya dalam memprediksi kinerja pelamar yang bersangkutan di masa mendatang. PLACING EMPLOYEES (STAFFING) 5.1 Definisi Staffing Staffing adalah strategi penempatan pegawai yang sesuai dengan tuntutan jabatan yang didudukinya agar pegawai menampilkan performa optimal dalam posisi tertentu sesuai kewajibannya setelah pegawai teersebut lulus di berbagai tahapan rekruitmen dan seleksi. 5.2 Tujuan Staffing  Memudahkan pekerja menyelesaikan tugasnya dengan baik sesuai dengan keahlian di bidang masing-masing  Memotivasi pekerja untuk memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi  Menciptakan mekanisme yang efektif dan terpadu 5.3 Prinsip Staffing Prinsip utama dalam staffing adalah ‘’The right man in the right place and time’’ yang berarti bahwa setiap pegawai ditempatkan pada unit kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya. Dengan menerapkan prinsip tersebut, diharapkan tugas yang dibebankan kepada pegawai tersebut dapat menghasilkan produk kerja yang optimal. 5.4 Alternative Strategies Adalah strategi atau cara lain yang digunakan oleh organisasi/perusahaan untuk merekrut pegawai. Hal ini dilakukan karena mengingat proses rekruitmen hingga penempatan kerja membutuhkan biaya besar, tenaga, dan waktu yang lama. Oleh karena itu, perlu dipikirkan beberapa alternative lain. Beberapa diantaranya adalah : a. Outsorcing Adalah kegiatan menggunakan tenaga kerja eksternal, misalnya dengan menyewa tenaga kerja dari organisasi/perusahaan lain ataupun badan penyalur tenaga kerja untuk melakukan tugas-tugas perusahaan yang sebelumnya dikerjakan secara internal. b. Pegawai Tidak Tetap (Contingent Workers) Pegawai-pegawai yang direkrut bersedia bekerja sebagai pegawai paruh waktu, pegawai sementara, dan kontraktor lepas. Hal ini menguntungkan organisasi/perusahaan karena biaya yang dikeluarkan untuk pegawai lebih rendah. c. Lembur (Overtime) Kerja lembur dipilih sebagai alternated mengatasi fluktuasi jangka pendek dalam beban kerja. Dengan lembur, organisasi/perusahaan dapat menghindari biaya-biaya rekruitmen, seleksi, pelatihan, dll, sementara para pegawai memperoleh peningkatan pendapatan selama periode kerja lembur yang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.